При выпуске любой продукции производителю необходимо уточнять, следует ли её сертифицировать и нужно ли получать декларацию соответствия, так как только эти документы запрашиваются надзорными и контролирующими организациями при проверках.

Однако существуют товары, которые не подлежат обязательной сертификации или декларированию качества. Но если производитель захочет данный товар продавать на международном рынке и переправлять через таможенную границу, ему стоит озаботиться получением отказного письма по сертификации (ОП).

Этот документ является справочным и подтверждает отсутствие товара в перечне продукции, которая подлежит обязательной сертификации. ОП не является свидетельством качества продукции или его опровержением. Оно просто сообщает об отсутствии необходимости проверки качества, так как это не установлено законом.

Если производитель всё же хочет заявить о качестве своего товара при выходе на рынок, он проходит процедуру добровольной сертификации и получает документ о соответствии качества своей продукции установленным стандартам.

Наличие отказного или разъяснительного письма – небольшая формальность, избавляющая производителя от лишних расходов на подтверждение качества своих товаров. Процедуры сертификации могут быть длительными и дорогостоящими, а с позиции проверяющих и контролирующих органов продукция должна иметь официальный подтверждающий документ: сертификат, декларацию либо отказное письмо, свидетельствующее об отсутствии необходимости сертификации.

Для какой продукции получают отказное письмо?

Товары, не входящие в нормативный перечень подлежащих обязательному декларированию, как правило относятся к таким категориям, как:

• Бывшая в употреблении продукция.

• Комплектующие к сертифицированному товару, который уже ввезён.

• Продукция, предназначающаяся для проведения экспертиз на соответствие качеству.

• Изделия и товары, адресованные членам иностранных делегаций и сотрудникам посольств.

• То, что можно отнести к категории личной собственности граждан.

Отказные письма выдают уполномоченные и аккредитованные органы. Несмотря на необязательность их получения, они относятся к документам строгой отчётности. Получить отказное письмо по сертификации может любой представитель бизнес-сообщества, как индивидуальный предприниматель, так и юридическое лицо, вне зависимости от размеров его оборотов и наличия производственных мощностей. За оформлением отказного письма может обратиться производитель, заявитель или продавец продукции, не подлежащей обязательной сертификации и декларированию соответствия её качественных характеристик.

За оформлением отказного письма может обратиться производитель, заявитель или продавец продукции, не подлежащей обязательной сертификации и декларированию соответствия её качественных характеристик.

Отказное письмо не может быть передано третьим лицам. Оно носит именной характер и закрепляется не только за товаром, но и за конкретной организацией или индивидуальным предпринимателем, оформившим его в соответствующих органах. Попав в руки третьих лиц, оно теряет законную силу и не может больше считаться подтверждающим документом.

Виды и сфера применения отказных писем

Когда между производителем, перевозчиком, торговой сетью и таможенной службой (стороны процесса могут быть различными в зависимости от ситуации) возникают разногласия относительно классификации товаров, поставляемых на продажу или поступающих для прохождения через границу, требуется документ, подтверждающий принадлежность продукта к определённой категории или, наоборот, тот факт, что он не имеет к ней отношения. Решить проблему может наличие отказного письма.

Выделяют два вида отказных писем в зависимости от цели использования:

• Для торговых организаций.

• Для таможенных органов.

Существует также оговорка об использовании отказного письма для иных целей. Например, информационного или справочного характера (для покупателей в торговых точках или для заказчика при участии в процедуре торгов на официальных площадках в общем пакете документов на продукцию).

Форма и содержание всех видов документа практически идентичны. Отличие заключается в том, какая организация выдала отказное письмо. Таможенные органы принимают к рассмотрению только письма, выданные Всероссийским научно-исследовательским институтом сертификации, действующим под эгидой Министерства промышленности и торговли.

Для выдачи писем из категории «для иных целей» подойдёт любая организация, имеющая аккредитацию на предоставление таких документов. Запросить их тоже имеет право любая организация, деятельность которой связана с продажей, транспортировкой продукции или её дистрибуцией.

Случаи применения отказных писем

Наиболее часто отказные письма используются в следующих случаях:

• при возникновении расхождения товарного наименования продукции;

• при наличии у продукции инновационных качеств и характеристик, которые требуют получения экспертной оценки;

• если определяется новая сфера применения для продукции, уже находящейся на рынке;

• если продукция относится к исключениям в части технических регламентов и нуждается в получении дополнительной экспертной оценки;

• если действующие стандарты не распространяются на конкретную разновидность изделия, входящего в группу товаров;

• в случае, когда по характеристикам продукция не требует сертификации, а по наименованию её получение необходимо.

Помимо этого, существует много частных случаев, которые нуждаются в уточнении.

Оформление и получение отказного письма по сертификации занимает примерно 4-7 дней. При необходимости процесс может быть ускорен до одного дня.

Срок действия отказного письма не установлен нормативными документами. Оно теряет силу при внесении изменений в перечень продукции, подлежащей обязательной сертификации. Это случается примерно один раз в год.